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包头市纸质档案数字化规程(试行)

2017年06月02日 15:21  点击:[]

      为了规范纸质档案数字化工作,保障纸质档案数字副本凭证效力,维护档案实体与档案信息安全,根据国家档案局《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)和《档案数字化光盘标识规范》(DA/52-2014)等相关标准,制定本规程。

1. 数字化范围

纸质档案数字化范围是保管期限为永久和定期30年的档案(不包括涉密档案)

 2.目录准备

2.1.  使用“包头市档案信息资源管理系统”http://10.18.150.48:8099/dev/da管理本单位的档案目录。

2.2.  不能使用“包头市档案信息资源管理系统”的单位,可参照包头市档案局提供的EXCEL目录标准模板或“包头市档案信息资源管理系统”离线著录工具进行档案目录管理。 

2.3.  使用自建的档案管理系统须符合进馆要求。      

2.4.  数字化前应严格检查目录录入质量,错误率不高于2‰。

2.5.  规范档案目录内容,目录录入质量符合以下要求(下面以件为整理单位的文书档案为例,其他档案类型依照国家有关依据):

2.5.1.  应著录的字段:档案馆代码、档号、题名、文号、责任者、文件日期、年度、保管期限、页数、密级、盒号、档案类型、备注等项目。

2.5.2.  档案馆代码:

    依据《编制全国档案馆名称代码试行细则》所赋予的代码著录。包头市各级国家综合档案馆代码如下:

档案馆名称

档案馆代码

档案馆名称

档案馆代码

包头市档案馆

415011

白云矿区档案馆

415016

东河区档案馆

415012

九原区档案馆

415017

昆都仑区档案馆

415013

土默特右旗档案馆

415018

青山区档案馆

415014

固阳县档案馆

415019

石拐矿区档案馆

415015

达尔罕茂明安联合旗 

415105

2.5.3.  档号

2.5.3.1.   档号结构

    12016年以前形成的归档文件,按年度-保管期限-机构(问题)分类的档号结构为:全宗号-年度-保管期限-机构(问题)代码-件号,001-2010-永久-BGS-0001。按年度-保管期限分类的档号结构为:全宗号-年度-保管期限-件号,001-2010-永久-0001

    22016年以后形成的归档文件,按年度-保管期限-机构(问题)分类的档号结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号,001- WS·2016-Y-BGS-0001。按年度-保管期限分类的档号结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号,001- WS·2016-Y-0001

2.5.3.2.   形成档号的字段应按照以下要求著录:

    1)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用3阿拉伯数字表示。

    2)档案门类代码:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母WS标识。此字段可不单独进行著录,档号项会自动生成。2016年以前形成的文件可省略档案门类代码。

    3年度:为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2016”。

    4)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30、“D10标识2016年以前形成的档案,著录时可按照实体档案保管期限标识。

    5)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”或“001,归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

    6)件号件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。

2.5.4.  题名录入应注意以下问题:

2.5.4.1.   题名应录入齐全,字与字之间不能有空格,不能有错别字。

2.5.4.2.   题名中的有“本委”、“本局”、“本部”等字样,根据文头或印章或文件内容等查明全称或通用简称后录入;如:“本局2003年工作总结”,录入时应查明确切名称“****2003年工作总结”。

2.5.4.3.   题名中有关任免职、介绍信等涉及人名的文件,需要把题名中无法反映出的人名补充完整。如: “关于***3同志任职的通知”,录入时需要把其他人名一并录入“关于***[******]3同志任职的通知”。

2.5.4.4.   题名中有关人员花名册、补发工资通知单等,需要把单位名称补充完整,外加方括号“[ ]”。如:“人员花名册”,录入应考证单位 “[**** ]人员花名册  ”。

2.5.4.5.   没有标题或标题不规范的文件,要按照“责任者+事由+文种”结构部分或全部自拟题名。自拟内容外加方括号“[ ]”。如:“关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”应拟写为“[****]关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”。

2.5.4.6.   文件题名含糊不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容时,应根据其内容另拟题名。如:原题名为“关于进一步贯彻执行中共中央[****]**号文件的通知”,从题名上看不出档案的具体内容,应根据其内容,再另外拟写题名,即:“关于进一步贯彻执行中共中央[****]**号文件[关于*************的通知]的通知”;

2.5.4.7.   以文件责任者和文种为题名的文件以及只有文种的文件,要根据内容,拟写一个简明确切的题名。如:“包头市人民政府第***号令”,应自拟题名“包头市人民政府[关于发布*****]***号令”;“通知”应自拟题名“[共青团中央关于纪念一·二九的]通知”;“****档案局通报”应自拟题名“****档案局[关于市直机关档案管理情况的]通报。

2.5.4.8.   “会议记录”需录入会议议题,外加方括号“[ ]”。如:会议记录[研究档案库房安全设施改造方案]

2.5.4.9.   当正题名不能正确揭示档案内容时,需要把能够反映档案主题内容的副题名作为题名的一个部分录入正题名之后,副题名前用“-”表示。如:文件正题名为“抓住机遇、打牢基础、共建美好家园”,录入时,需要连同副题名一并录入,即:“抓住机遇、打牢基础、共建美好家园—***同志在全市社区建设工作会议上的讲话”。

2.5.4.10. 同时存在正题名和并列题名的,应一并著录。

2.5.4.11. 来文和复文为一件时,对复文的文件题名后面应著录体现来文的内容,还应增加“及请示”、“及函”等字样。外加方括号“[ ]”。如:****局关于档案室建设规模的批复[及请示 ]”。

2.5.4.12. 附件是正文的重要补充与说明的,应在正件标题后著录附件标题,外加方括号“[ ]”,多个附件之间用“;”隔开。如:“关于发布《数字档案室建设指南》的通知” [附件1:数字档案室建设指南;附件2:重点问题解答 ]

2.5.4.13.  附件单独作为一件的,应在附件题名前著录正文题名,外加方括号“[ ]”,并标注“附件”字样。如:“[关于发布《数字档案室建设指南》的通知]附件:数字档案室建设指南”。

2.5.4.14. 定稿、历次修改稿单独作为一件时,应标注稿本性质。如:“****局十三五档案事业发展规划[定稿 ]”。

2.5.4.15. 涉密文件的题名统一写为“无”。

2.5.5.  责任者录入应注意以下问题:

2.5.5.1.   责任者应依照文尾的落款、或印章、或文件的文头录入齐全,联合发文的各责任者之间用“;”隔开,责任者不能有错字和空格。

2.5.5.2.   责任者须著录全称或通用规范简称,不能滥用省略,同一时期同一责任者的名称应该前后统一。

2.5.5.3.   责任者中不能出现“本委”、“本府”、“本局”、“本公司”等字样,应根据文件录入其相应的全称或通用简称。

2.5.5.4.   联合发文时,一般录入所有责任者,责任者过多可适当省略,如果立档单位本身是责任者的,必需著录,文号对应的责任者必须著录。

2.5.5.5.   联合发文时,必需录入与各责任者分别对应的全称或通用规范简称,不能省略。如“包头市工商局、包头市物价局”不能录入为“包头市工商局、物价局”。

2.5.5.6.   个人责任者应录入个人责任者的姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加“()”号。例:陈毅(外交部长)。所署责任者有多种职务时,只著录与形成文件相应的职务,不能只用“王局长”等含义不明测责任者。

2.5.5.7.   文件所署责任者为别名、笔名时,均照原文著录,但应将其真实名称附后,并加“()”号。例:矛盾(沈雁冰)。

2.5.5.8.   少数民族个人责任者,应依照该民族的署名习惯著录。外国责任者,姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称,其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏和名的缩写。如:(美)爱因斯坦(Einstein,A

2.5.5.9.   未署责任者的文件,应根据文件内容、形式等特征考证出责任者,并加“[ ]”号。

2.5.5.10. 多人介绍信(存根)组成一件时,应著录本机关全称和通用简称。

2.5.5.11. 多份简报组成一件时,应著录本机关全称和通用简称。

2.5.6.  文件日期录入应注意以下问题:

2.5.6.1.   文件日期应录入齐全。

2.5.6.2.   多份文件组成一件时,以第一份文件的日期为准。

2.5.6.3.   文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20140918

2.5.6.4.   当没有文件年代时,应根据文件内容和特征考证出文件年代,如果没有文件月份和文件日期,则只需录入文件年代即可,月份和日期用“00”补齐,如19990000

2.5.7.  文号录入应注意以下问题:

2.5.7.1.   正式文件的文号应录入齐全,文号由机关代字、年度、发文顺序号三个部分组成,应照实录入,不能缺字漏字;

2.5.7.2.   年度应录入4位阿拉伯数字,用六角号“〔〕”括入。

2.5.7.3.   多个文号用“;”隔开。

2.5.7.4.   没有文号,不用标识。

2.5.7.5.   涉密文件的文号为空。

2.5.8.  密级:文件密级按照文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

2.5.9.  页数:每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页,空白页不计。来文和复文作为一件时,页数为各文件页数总和,如:关于****问题的请示和批复分别为4页和1页,作为一件时,该件总页数为5页。

2.5.10.     盒号:档案所存放的档案盒,用阿拉伯数字标注。

2.5.11.     备注:注释文件需补充和说明的情况。如果需说明情况较多,备注栏难以填写时,标注“*”号,将具体内容填入备考表。

3.档案数字化

3.1.  原则上使用平板扫描仪进行数字化扫描。

3.2.  档案装订物影响扫描工作时,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

3.3.  破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

3.4.  扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。

3.5.  档案扫描时,扫描图像缩放比应为100%

3.6.  档案扫描色彩模式和格式

3.6.1.  我市统一采用彩色模式实施数字化扫描。

3.6.2.  扫描文件至少包括一套源版数字副本,一套以源版数字副本为基础转换的PDF或双层PDF格式数字副本。

3.6.3.  源版数字副本采用JPEG格式或TIFF格式,不高于20%的压缩率等技术参数制作数字化副本。珍贵档案应采用彩色无损压缩TIFF格式

3.6.3.  源版数字副本画幅数应按实际图像数量计算,统计结果应与扫描页面数量保持一致。

3.7.  扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

3.7.1.  扫描分辨率一般不低于300dpi

3.7.2.  特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。

4.    图像处理

4.1.  图像数据质量检查

4.1.1.  对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。

4.1.2.  由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。

4.1.3.  发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

4.1.4.  发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

4.2.  纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

4.3.  去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

4.4.  裁边

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除不规则边缘, 以尽量保持实体档案原貌为准。

5.    图像存储

5.1.  源版数字副本的命名规则

本规范规定了两种源版数字副本命名规则。数字图像名称由3部分构成:档案馆代码+文件级档号+件内页面流水号。文件按“年度-保管期限-机构(问题)”分类的,选用命名规则1;文件按“年度-保管期限”分类的,采用命名规则2

 命名规则1

示例1一份档号为“001-2010-永久-办公室-0001”的文件有3页,经扫描生成的3 JPG数字图像的名称分别为:

    415011-001-2010-永久-办公室-0001001.JPG

    415011-001-2010-永久-办公室-0001002.JPG

    415011-001-2010-永久-办公室-0001003.JPG

或者1个多页TIFF格式:

    415011-001-2010-永久-办公室-0001001.TIF

 示例2一份档号为“001- WS·2016-Y-BGS-0001”的文件有3页,经扫描生成的3JPG数字图像的名称分别为:

    415011-001- WS·2016-Y-BGS-0001001.JPG

    415011-001- WS·2016-Y-BGS-0001002.JPG

    415011-001- WS·2016-Y-BGS-0001003.JPG

或者1个多页TIFF格式:

    415011-001- WS·2016-Y-BGS-0001001. TIF

 命名规则2

示例3一份档号为“001-2010-永久-0001”的文件有2页,经扫描生成的2JPG数字图像名称分别为:

    415011-001-2010-永久-0001001.JPG

    415011-001-2010-永久-0001002.JPG

或者1个多页TIFF格式:

    415011-001-2010-永久-0001001. TIF

示例4一份档号为“001- WS·2016-Y-0001”的文件有2页,经扫描生成的2JPG数字图像的名称分别为:

    415011-001- WS·2016-Y-0001001.JPG

    415011-001- WS·2016-Y-0001002.JPG

或者1个多页TIFF格式:

    415011-001- WS·2016-Y-0001001.TIF)

5.2.   衍生数字副本命名规则

    多页PDF或双层PDF格式扫描文件命名规则与源版数字副本命名规则相对应,多页PDF或双层PDF格式数字副本有两种命名规则,示例参照5.1.命名规则如下:

 示例1: 415011-001-2010-永久-办公室-0001001.PDF(规则1

 示例2: 415011-001- WS·2016-Y-BGS-0001001. PDF(规则1

   示例3:  415011-001-2010-永久-0001001.PDF(规则2

   示例4:  415011-001- WS·2016-Y-0001001.JPG(规则2

5.3.  扫描后的文件检查无误后放入与其档号对应的文件夹中。

5.4.  扫描的公开文件应与非公开文件分开保存在不同的文件夹中。

6. 数据挂接

6.1.  扫描的公开文件挂接在“包头市档案信息资源管理系统”中,建立每一个档号文件夹与档案目录数据库中该份文件的档号的一一对应关系,并将公开文件夹存储到可移动存储设备中。

6.2.  非公开文件连同档号文件夹一起存储到可移动存储设备(软盘除外),不得与公开文件存储在同一文件夹中。

数据验收合格后刻录光盘,采用离线移交的方式移交到同级国家综合档案馆。

6.3.  以“包头市档案信息资源管理系统”中档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号文件夹后,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。

7.    数据验收

7.1.  数据验收应由机关档案人员会同档案行政管理部门业务指导人员进行。

7.2.  以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

7.3.  数据验收时抽检的比率不得低于5%

7.4.  目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。

7.5.  数字化转换质量抽检的合格率达到99.8%以上(含99.8%)时,予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

7.6.  数据验收通过以后才能进行扫描数据光盘刻录。

8.    数据保存

8.1.  档案数据验收合格后,应及时将扫描的图像文件刻录到档案级光盘(符合DA/T38ISO/IEC10995)中保存。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。

8.2.  刻录光盘应一式三份,光盘套别分别标注为“ABC”,两套移交入馆,一套单位自留备用。

8.3.  刻录光盘时,应将扫描的档案图像与已有的电子文件一并刻录光盘。

8.4.  移交综合档案馆保存的两套光盘可以将公开信息和非公开信息刻录到同一张光盘不同文件夹中。

8.5.  每张光盘的根目录下应有说明文件、目录文件、档号文件夹。光盘应具有如下信息组织结构:

          

8.6.1.  说明文件

8.6.1.1.   文件名:README.TXT

8.6.1.2.   文件内容:有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗名称、光盘号、套号、内容摘要、形成时间、档案门类代码、保管期限、密级、保密期限、审核人、制作人、制作时间等。 

8.6.2.  目录文件

8.6.2.1.   文件名:DESCRIPT.XML

8.6.2.2.   文件内容:归档文件文件级目录的电子版本。

文件格式:该文件使用“包头市档案信息资源管理系统”http://10.18.150.48:8099/dev/da中的“数据导出”功能生成。

8.6.3.  档号文件夹

8.6.3.1.   文件夹名:DATA

8.6.3.2.   文件夹内容:存放扫描完成后,存放扫描档案图像的档号文件夹

8.7.  刻录光盘保存的数据应进行检验。检验内容主要包括数据光盘能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

9.    保管

9.1.  光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

9.2.  光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出,使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍,可用水或中性清洁剂清洁,如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭,不能沿圆形轨边擦拭。

9.3.  光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免挤压。不得弯折,不得堆叠存放。

9.4.  光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上,不得直接在光盘上粘贴标签。

9.5.  光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离,环境温度应控制在17-20℃,相对湿度应控制在35%-45%

9.6.  光盘一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年。

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